Überblick
Der durchschnittliche Büroarbeiter verbringt 2,5 Stunden pro Tag mit E-Mails. Lesen, sortieren, antworten, formulieren – das frisst Zeit die du besser nutzen könntest. KI liest, priorisiert und schreibt Antworten vor. Du entscheidest nur noch ob du auf Senden klickst.
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Phase 1 · Impuls
Was KI mit deinen E-Mails macht
2,5h
täglich mit E-Mails verschwendet – laut McKinsey verbringen Wissensarbeiter 28% ihrer Arbeitszeit in der Inbox. Mit KI als Assistent: unter 45 Minuten. Das sind fast 2 Stunden zurück – jeden Tag.
Schau dir den Unterschied an einem konkreten Beispiel an:
😓 Ohne KI – 15 Minuten
E-Mail kommt rein. Du liest sie dreimal. Du überlegst wie du antwortest. Du formulierst. Du überarbeitest. Du schickst – und bist dir immer noch nicht sicher ob der Ton passt.
✅ Mit KI – 2 Minuten
E-Mail kommt rein. Du kopierst sie in Claude. KI liefert drei Antwort-Varianten in verschiedenen Tönen. Du wählst eine, passt einen Satz an – fertig.
💡 Wichtiger Hinweis: Kopiere keine vertraulichen Kundendaten in öffentliche KI-Tools. Nutze Platzhalter – z.B. “Kunde X” statt dem echten Namen.
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Phase 2 · Nachmachen
6 Situationen – 6 kopierbare Prompts
Für jede E-Mail Situation gibt es einen Prompt der sofort funktioniert. Klick auf eine Situation:
📨
E-Mail zusammenfassen & priorisieren
⏱️ spart 5 Min/E-Mail
▼
Perfekt wenn du eine lange E-Mail bekommst und schnell wissen willst was darin steht und ob sie dringend ist.
📋 Prompt kopieren
Fasse diese E-Mail in 3 Sätzen zusammen:
1. Worum geht es?
2. Was wird von mir erwartet?
3. Wie dringend ist es? (sofort / diese Woche / kein Stress)
E-Mail:
[E-MAIL HIER EINFÜGEN]✍️
Antwort schreiben – professionell & freundlich
⏱️ spart 10 Min/E-Mail
▼
Du weißt was du sagen willst – aber die Formulierung kostet Zeit.
📋 Prompt kopieren
Schreibe eine professionelle und freundliche Antwort auf diese E-Mail.
Meine Kernaussage: [WAS DU SAGEN WILLST – in Stichworten]
Tonfall: [professionell / locker / formell]
Länge: [kurz (3-4 Sätze) / mittel / ausführlich]
Original E-Mail:
[E-MAIL HIER EINFÜGEN]😤
Schwierige E-Mail – Absage oder schlechte Nachricht
⏱️ spart 20 Min/E-Mail
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Absagen, Beschwerden oder unangenehme Nachrichten – das kostet am meisten Energie.
📋 Prompt kopieren
Schreibe eine E-Mail die folgende schwierige Nachricht übermittelt, dabei aber respektvoll und professionell bleibt.
Situation: [Was ist passiert / was muss ich mitteilen]
Kernaussage: [Was sage ich konkret ab / was ist die schlechte Nachricht]
Beziehung zum Empfänger: [Kunde / Kollege / Vorgesetzter / Lieferant]
Bitte gib mir zwei Varianten: eine direktere und eine einfühlsamere.🔁
Follow-up – höflich aber bestimmt
⏱️ spart 8 Min/E-Mail
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Du hast keine Antwort bekommen und willst nachhaken ohne aufdringlich zu wirken.
📋 Prompt kopieren
Schreibe ein höfliches Follow-up auf eine E-Mail die ich vor [X Tagen/Wochen] gesendet habe und auf die ich noch keine Antwort erhalten habe.
Kontext: [Worum ging es in der ursprünglichen E-Mail]
Dringlichkeit: [dringend / wichtig aber geduldig / low priority]
Das Follow-up soll: freundlich, nicht vorwurfsvoll und maximal 4 Sätze lang sein.🌍
E-Mail übersetzen & kulturell anpassen
⏱️ spart 15 Min/E-Mail
▼
Nicht nur übersetzen – sondern auch an die Kommunikationskultur des Empfängers anpassen.
📋 Prompt kopieren
Übersetze diese E-Mail auf [Englisch / Französisch / Italienisch] und passe sie dabei an die Kommunikationskultur des Ziellandes an.
Empfänger-Land: [Land]
Beziehung: [formell / halbformell / locker]
Hinweis: Erkläre kurz ob du etwas angepasst hast und warum.
E-Mail:
[E-MAIL HIER EINFÜGEN]📋
Inbox analysieren – was ist wirklich wichtig?
⏱️ spart 30 Min/Tag
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Du hast 30+ E-Mails und weißt nicht womit du anfangen sollst. KI priorisiert für dich.
📋 Prompt kopieren
Ich habe folgende E-Mails in meiner Inbox. Bitte priorisiere sie:
1. [Absender] – [Betreff] – [1 Satz worum es geht]
2. [Absender] – [Betreff] – [1 Satz worum es geht]
3. [Absender] – [Betreff] – [1 Satz worum es geht]
Ich bin [deine Rolle]. Bitte erstelle eine Prioritätsliste:
- 🔴 Sofort (heute)
- 🟡 Bald (diese Woche)
- 🟢 Wann immer (kein Stress)
Und schlage vor welche ich delegieren oder ignorieren kann.Für Gmail & Outlook – so geht es konkret
Wähle deinen E-Mail Client:
Gmail + Claude.ai – der schnellste Weg
1 E-Mail in Gmail öffnen → Text markieren → Strg+C kopieren
2 claude.ai öffnen → Prompt einfügen → E-Mail einfügen → Enter
3 Antwort kopieren → in Gmail “Antworten” einfügen → anpassen → Senden
💡 Tipp: Claude.ai als Lesezeichen in der Lesezeichenleiste – dann mit einem Klick erreichbar während du in Gmail arbeitest.
Outlook + Claude.ai – genauso einfach
1 E-Mail in Outlook öffnen → Text markieren → Strg+C
2 claude.ai öffnen → Prompt + E-Mail einfügen → Antwort generieren
3 Antwort kopieren → in Outlook “Antworten” einfügen → Senden
💡 Outlook Web Tipp: Wenn du Outlook im Browser nutzt – öffne Claude.ai nebeneinander im geteilten Fenster. Kein Tab-Wechseln nötig.
🚀
Phase 3 · Anwenden
Deine erste KI-gestützte E-Mail – jetzt
- ☐claude.ai öffnen – kostenloser Account reicht
- ☐Einen der 6 Prompts oben kopieren – passend zur Situation
- ☐Deine E-Mail einfügen und Claude antworten lassen
- ☐Antwort lesen – einen Satz anpassen der nicht passt
- ☐Senden – und die gesparte Zeit zählen 🎉
⚠️ Die goldene Regel: KI schreibt den Entwurf – du trägst die Verantwortung. Lies jede Antwort bevor du sie sendest. Ein kurzer Check dauert 30 Sekunden und verhindert Missverständnisse.
🎯 Nächster Level: Speichere deine besten Prompts als Textbausteine. In Outlook: “Schnellbausteine”, in Gmail: “Canned Responses”. Einmal einrichten, immer verfügbar.