● Session 11 anwender 10 Minuten produktivität

KI als persönlicher E-Mail Assistent

Überblick

Der durchschnittliche Büroarbeiter verbringt 2,5 Stunden pro Tag mit E-Mails. Lesen, sortieren, antworten, formulieren – das frisst Zeit die du besser nutzen könntest. KI liest, priorisiert und schreibt Antworten vor. Du entscheidest nur noch ob du auf Senden klickst.

💡

PHASE 1 · Impuls

Was KI mit deinen E-Mails macht

2,5h

– laut McKinsey verbringen Wissensarbeiter 28% ihrer Arbeitszeit in der Inbox. Mit KI als Assistent:

. Das sind fast 2 Stunden zurück – jeden Tag.

Schau dir den Unterschied an einem konkreten Beispiel an:

😓 Ohne KI – 15 Minuten

E-Mail kommt rein. Du liest sie dreimal. Du überlegst wie du antwortest. Du formulierst. Du überarbeitest. Du schickst – und bist dir immer noch nicht sicher ob der Ton passt.

✅ Mit KI – 2 Minuten

E-Mail kommt rein. Du kopierst sie in Claude. KI liefert drei Antwort-Varianten in verschiedenen Tönen. Du wählst eine, passt einen Satz an – fertig.

💡 Wichtiger Hinweis: Kopiere keine vertraulichen Kundendaten in öffentliche KI-Tools. Nutze Platzhalter – z.B. “Kunde X” statt dem echten Namen.

📋

PHASE 2 · Nachmachen

6 Situationen – 6 kopierbare Prompts

Für jede E-Mail Situation gibt es einen Prompt der sofort funktioniert. Klick auf eine Situation:

📨

E-Mail zusammenfassen & priorisieren

⏱️ spart 5 Min/E-Mail

▼

Perfekt wenn du eine lange E-Mail bekommst und schnell wissen willst was darin steht und ob sie dringend ist.

📋 Prompt kopieren

Fasse diese E-Mail in 3 Sätzen zusammen: 1. Worum geht es? 2. Was wird von mir erwartet? 3. Wie dringend ist es? (sofort / diese Woche / kein Stress) E-Mail: [E-MAIL HIER EINFÜGEN]

✍️

Antwort schreiben – professionell & freundlich

⏱️ spart 10 Min/E-Mail

▼

Du weißt was du sagen willst – aber die Formulierung kostet Zeit.

📋 Prompt kopieren

Schreibe eine professionelle und freundliche Antwort auf diese E-Mail. Meine Kernaussage: [WAS DU SAGEN WILLST – in Stichworten] Tonfall: [professionell / locker / formell] Länge: [kurz (3-4 Sätze) / mittel / ausführlich] Original E-Mail: [E-MAIL HIER EINFÜGEN]

😤

Schwierige E-Mail – Absage oder schlechte Nachricht

⏱️ spart 20 Min/E-Mail

▼

Absagen, Beschwerden oder unangenehme Nachrichten – das kostet am meisten Energie.

📋 Prompt kopieren

Schreibe eine E-Mail die folgende schwierige Nachricht übermittelt, dabei aber respektvoll und professionell bleibt. Situation: [Was ist passiert / was muss ich mitteilen] Kernaussage: [Was sage ich konkret ab / was ist die schlechte Nachricht] Beziehung zum Empfänger: [Kunde / Kollege / Vorgesetzter / Lieferant] Bitte gib mir zwei Varianten: eine direktere und eine einfühlsamere.

🔁

Follow-up – höflich aber bestimmt

⏱️ spart 8 Min/E-Mail

▼

Du hast keine Antwort bekommen und willst nachhaken ohne aufdringlich zu wirken.

📋 Prompt kopieren

Schreibe ein höfliches Follow-up auf eine E-Mail die ich vor [X Tagen/Wochen] gesendet habe und auf die ich noch keine Antwort erhalten habe. Kontext: [Worum ging es in der ursprünglichen E-Mail] Dringlichkeit: [dringend / wichtig aber geduldig / low priority] Das Follow-up soll: freundlich, nicht vorwurfsvoll und maximal 4 Sätze lang sein.

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E-Mail übersetzen & kulturell anpassen

⏱️ spart 15 Min/E-Mail

▼

Nicht nur übersetzen – sondern auch an die Kommunikationskultur des Empfängers anpassen.

📋 Prompt kopieren

Übersetze diese E-Mail auf [Englisch / Französisch / Italienisch] und passe sie dabei an die Kommunikationskultur des Ziellandes an. Empfänger-Land: [Land] Beziehung: [formell / halbformell / locker] Hinweis: Erkläre kurz ob du etwas angepasst hast und warum. E-Mail: [E-MAIL HIER EINFÜGEN]

📋

Inbox analysieren – was ist wirklich wichtig?

⏱️ spart 30 Min/Tag

▼

Du hast 30+ E-Mails und weißt nicht womit du anfangen sollst. KI priorisiert für dich.

📋 Prompt kopieren

Ich habe folgende E-Mails in meiner Inbox. Bitte priorisiere sie: 1. [Absender] – [Betreff] – [1 Satz worum es geht] 2. [Absender] – [Betreff] – [1 Satz worum es geht] 3. [Absender] – [Betreff] – [1 Satz worum es geht] Ich bin [deine Rolle]. Bitte erstelle eine Prioritätsliste: - 🔴 Sofort (heute) - 🟡 Bald (diese Woche) - 🟢 Wann immer (kein Stress) Und schlage vor welche ich delegieren oder ignorieren kann.

Für Gmail & Outlook – so geht es konkret

Wähle deinen E-Mail Client:

Gmail + Claude.ai – der schnellste Weg

💡 Tipp: Claude.ai als Lesezeichen in der Lesezeichenleiste – dann mit einem Klick erreichbar während du in Gmail arbeitest.

Outlook + Claude.ai – genauso einfach

💡 Outlook Web Tipp: Wenn du Outlook im Browser nutzt – öffne Claude.ai nebeneinander im geteilten Fenster. Kein Tab-Wechseln nötig.

🚀

PHASE 3 · Anwenden

Deine erste KI-gestützte E-Mail – jetzt

claude.ai öffnen – kostenloser Account reicht
Einen der 6 Prompts oben kopieren – passend zur Situation
Deine E-Mail einfügen und Claude antworten lassen
Antwort lesen – einen Satz anpassen der nicht passt
Senden – und die gesparte Zeit zählen 🎉

⚠️ Die goldene Regel: KI schreibt den Entwurf – du trägst die Verantwortung. Lies jede Antwort bevor du sie sendest. Ein kurzer Check dauert 30 Sekunden und verhindert Missverständnisse.

🎯 Nächster Level: Speichere deine besten Prompts als Textbausteine. In Outlook: “Schnellbausteine”, in Gmail: “Canned Responses”. Einmal einrichten, immer verfügbar.